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6 Tools für eine perfekte Projektplanung

Drucke dir meine Planungs-Vorlagen aus & leg los!

Autor Su Kahpunkt

Su Kahpunkt

von Hey Creator!

Lebensvision finden mit dem IKIGAI-Canvas
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Hey Creator!

Lange habe ich nach einem System gesucht, wie ich den Überblick über meine Projekte, Aufträge und ToDos behalten kann. Damit ich die nächsten nötigen Schritte im Blick habe, ToDos anlegen kann und vor allem nicht den Kopf verliere.

Ich hatte schlimme Phasen, in denen ich nicht mehr wusste wo eigentlich oben und unten ist, was die nächsten Schritte sind (weil ich nicht einmal wusste was meine jetzigen sind), was wirklich wichtig ist oder was noch liegen bleiben kann und so eine Deadline in die nächste crashte. Das Verschieben von Abgaben und Deadlines bei Kunden und Selbstzweifel waren vorprogrammiert.

Nun habe ich endlich Tools und eine Struktur erschaffen, die mir diese ganze Organisation richtig erleichtern und mir einen Überblick erschaffen. Diese Tools und meine Struktur teile ich natürlich liebend gerne – vielleicht hilft es dem ein oder anderen. Die Vorlagen stehen am Ende des Artikels zum Download für dich bereit.

Oder hast du vielleicht schon eine gute Struktur und Organisation und magst sie mit uns teilen? Dann ab in die Kommentare damit – ich freue mich auf Inspiration und Ideen!

Ikigai

Projekt-Planer

Hier organisiere ich kompakt und übersichtlich einzelne Projekte. Zuerst das Projekt definieren/beschreiben/Ziel setzen (hier habe ich den Platz für Post-its genutzt), einzelne Arbeitspakete definieren und für diese wiederum einzelne Meilensteine/To-Dos definieren. Das war es auch schon und ist eine tolle Vorarbeit für alle nachfolgende Tools. Die Timeline-Vorlage ist die dabei perfekte Ergänzung um ein Projekt zu veranschaulichen.

 

Timeline (Zeitstrahl)

Dieses Tool ist optimal für größere Projekte, für die du viele und unterschiedliche Meilensteine und Aufgaben hast. Erstelle dir zuerst mit Hilfe des Projektplaners einen Überblick mit deinen Arbeitspaketen und To-Dos. Danach kannst du diese ganz einfach mit entsprechenden Deadlines in den Zeitstrahl-Vorlage eintragen. Ergänze den Zeitstrahl außerdem um die Meilensteine die es zu erreichen gilt.

 

Prio-Listen

Hiermit kannst du dir ALL deine Aufgaben kompakt und übersichtlich organisieren – aufgeteilt in „Privat“ und „Business“. Du kannst deine gesamten Aufgaben in drei Prio-Kategorien aufteilen. Benutze die Vorlage entweder allgemein für alle To-Dos, für deine Wochen-Planung, deine Monats-Planung oder auch für deine Tages-Planung

 

Kanban-Board

Hier gibt es Spalten mit den Titeln „ToDos“, „in Arbeit“, „Im Test/Feedback“ und „erledigt“ (du kannst natürlich alle Spalten nach Belieben betiteln und auch Spalten hinzufügen oder weg lassen). Du kannst deine normale Wand, ein Whiteboard, ein Plakat oder wie ich hier ein Whiteboard-Plakat benutzen. Entweder schreibst du dann mit einem wieder abwischbaren Marker deine ToDos in die erste Spalte oder wie ich hier mit wieder ablösbaren Post-Its auf und sammelst alle erst einmal in der 1.Spalte. Die aufgeschriebenen Aufgaben wandern dann von links nach rechts jeweils eine Spalte weiter, je nach dem im welchem Prozess die Aufgabe gerade ist. Pro Projekt habe ich hier eine Farbe benutzt. Du kannst die einzelnen Projekte aber auch durch aufgezeichneten Zeilen voneinander abgrenzen. 

[unbezhalte Werbung] Das Ganze geht natürlich auch digital. Zum Beispiel mit Trello, Todoist, Asana oder awork

Ikigai

Familienplaner aka. Prio-Projekt-Planer

Ja, du hast richtig gelesen –  mein absoluter Geheimtipp beim Planen! Statt Familienmitglieder sind es bei dir dann natürlich deine Kundenaufträge, Projekte oder was auch immer. So hast du all deine Prio-Projekte auf einem Blick für den ganzen Monat. Mein Bester Einfall ever! Ich liebe die Übersicht und habe einen großen Familienkalender an meiner Wand. In den Vorlagen findest du eine A4-Version als Wochenplan zum Ausdrucken.

Ikigai

Wochenplan

Das selbe Prinzip wie beim Familienplaner. Aber für eine Woche und damit du gleich schon eine Vorlage zum Ausdrucken hast. Die Spalten stellen deine Projekte dar und du kannst nun planen an welchen Wochentagen du woran arbeiten möchtest oder wo Termine anstehen etc.

Raucht dein Kopf noch & organisierst du schon? Funktioniert deine momentane Planung? Wie planst du am Liebsten?

Keep calm & create your life.

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